Hvernig geri ég útboð fyrir vefsíðugerð?

Útboð fyrir vefsíðugerð þarf ekki að vera þykkt skjal: tveggja til fjögurra síðna lýsing á fyrirtækinu, markmiðum vefsins, umfangi, tímaramma og valforsendum, send á þrjár til fimm valdar stofur, skilar betri tilboðum en tuttugu síðna kröfulisti sendur á alla. Lykillinn er að lýsa vandamálinu sem á að leysa frekar en að forskrifa lausnina, og að gefa öllum sömu upplýsingar svo tilboðin verði samanburðarhæf.

Við hjá Flóru svörum útboðum reglulega og sjáum muninn skýrt: gott útboð fær góð tilboð, loðið útboð fær ágiskanir með öryggisálagi. Hér er hvernig þú skrifar það góða, hvort sem þú ert fyrirtæki að velja stofu eða opinber aðili með formlegri kröfur.

Hvenær á að bjóða út og hvenær ekki?

Formlegt útboð borgar sig fyrir stærri verkefni, gróft viðmið er frá þremur til fjórum milljónum, og fyrir opinbera aðila sem ber skylda til þess. Fyrir minni verkefni dugar léttari leið: stutt verkefnislýsing á tvær til þrjár stofur sem þú hefur valið út frá eignasafni, fundur með hverri og tilboð í kjölfarið. Ferlið við það val röktum við í greininni hvernig vel ég vefstofu.

Umfram allt: ekki senda útboð á tíu stofur. Vandað tilboð kostar stofu daga í vinnu, og reyndar stofur forgangsraða útboðum eftir vinningslíkum. Breitt útboð fælir einmitt frá stofunum sem þú vilt fá, og þær sem svara leggja minna í svarið. Þrjár til fimm stofur er jafnvægið: raunveruleg samkeppni, raunveruleg svör.

Hvað á að standa í útboðinu?

Sjö kaflar duga. Um fyrirtækið: hvað þið gerið, hverjir viðskiptavinirnir eru, af hverju nýr vefur núna. Markmið: hvað á vefurinn að skila, mælanlegt ef hægt er, fleiri fyrirspurnir, beinar bókanir, minna álag á símann. Umfang: gróf stærð, tungumál, hvaða kerfi þarf að tengja, hvort efni er til eða þarf að skrifa. Núverandi staða: slóð á gamla vefinn og hvað virkar og virkar ekki. Tímarammi: hvenær þarf vefurinn að vera kominn í loftið og hvað ræður því. Fjárhagsrammi: bil frekar en tala, meira um það hér að neðan. Og valforsendur með skilafresti: eftir hverju verður valið og hvenær svör eiga að berast.

Það sem á ekki að standa þar er forskrifuð lausn. Útboð sem njörvar niður síðufjölda, kerfisval og útlitsstefnu breytir stofunum úr ráðgjöfum í verktaka og lokar á betri lausnir en þá sem þú sást fyrir þér. Lýstu vandamálinu og markmiðunum, láttu tilboðin keppa um leiðina. Undirbúningsvinnan sjálf, að skilgreina markmið og umfang, er efni í eigin grein: hvernig skrifa ég þarfagreiningu fyrir nýjan vef.

Fjárhagsramminn: segja eða þegja?

Margir sleppa fjárhagsramma af ótta við að tilboðin leggist upp að honum. Reynslan er þveröfug: án ramma giska stofurnar á umfangið og tilboðin verða ósamanburðarhæf, eitt miðar við milljón, annað við fimm. Rammi, þótt breiður sé, „við gerum ráð fyrir 2 til 4 milljónum", stillir allar stofurnar á sama verkefni og færir samkeppnina þangað sem þú vilt hana: hver skilar mestu innan rammans.

Ef þú veist ekki hvað er raunhæft, byrjaðu á verðyfirlitinu í greininni hvað kostar vefsíða og stilltu rammann af eftir því. Óraunhæfur rammi, milljón fyrir netverslun með þrjátíu tengingum, fælir alvöru stofur frá og skilar aðeins þeim sem lofa öllu.

Að meta tilboðin

Krefstu sömu uppbyggingar í öllum svörum: sundurliðun eftir verkþáttum, tímalína, teymi, sambærileg verkefni og verð. Þá fyrst verður samanburður mögulegur. Berðu saman umfang á móti umfangi, ekki lokatölur, lægsta talan lýsir oftast minnsta verkinu, eins og við röktum í hvað er eðlilegt verð fyrir vefsíðugerð.

Gefðu valforsendunum vægi fyrirfram, til dæmis: gæði eignasafns og sambærileg reynsla 40 prósent, nálgun og skilningur á verkefninu 30, verð 20, tímalína 10. Vægin aga matið og verja þig fyrir freistingunni að láta lægstu töluna ráða. Taktu svo fund með tveimur efstu áður en þú skrifar undir: skjöl sýna getu, fundur sýnir samstarfið. Spurningarnar fyrir þann fund eru í greininni hvað á ég að spyrja vefstofu áður en ég skrifa undir samning.

Algengustu gildrurnar í útboðum

Af útboðum sem við höfum svarað í gegnum árin falla þau misheppnuðu í fjóra flokka. Kröfulistinn án samhengis: fjörutíu töluliðir um virkni en engin setning um markmið eða viðskiptavini, stofurnar verðleggja þá listann í blindni og bestu lausnirnar komast aldrei á blað. Ósamanburðarhæfu svörin: engin krafa um uppbyggingu svara, þannig að eitt svar er glærukynning, annað Excel-skjal og samanburður ógerlegur. Þögnin: spurningar stofa fá engin svör og hver giskar í sína átt. Og valið sem dregst: útboð í september, ákvörðun í febrúar, þá eru tilboðin úrelt og áhugasömustu stofurnar uppteknar annars staðar.

Öll fjögur eiga sameiginlega rót: útboðið var hugsað sem formsatriði frekar en samskipti. Hugsaðu það frekar sem fyrsta verkfund verkefnisins, skjalið sem kemur öllum á sömu blaðsíðu, og bæði svörin og samstarfið sem fylgir verða betri.

Algengar spurningar

Á að halda kynningarfund fyrir allar stofurnar saman eða hverja í sínu lagi?

Í sínu lagi. Sameiginlegur fundur sparar tíma en stofurnar halda spurningum sínum þá fyrir sig, og einmitt spurningarnar eru verðmætustu gögnin þín um hvernig hver stofa hugsar. Skrifleg svör við spurningum sem berast eiga hins vegar að fara á allar, það heldur jafnræði.

Hversu langan frest á að gefa stofunum til að svara?

Tvær til þrjár vikur fyrir venjuleg verkefni. Skemmri frestur skilar flýtisvörum, lengri frestur bætir litlu við. Bættu við möguleika á spurningum fyrstu vikuna, og sendu svör við spurningum einnar stofu á allar, það heldur samkeppninni jafnri.

Á ég að borga stofum fyrir að svara útboði?

Fyrir venjuleg tilboð, nei, það er hluti af sölukostnaði stofa. Ef þú biður um umtalsverða vinnu í svarinu, hönnunardrög eða frumgerðir, er sanngjarnt og sífellt algengara að greiða fyrir hana. Þú færð líka vandaðri svör þannig.

Hvað geri ég ef öll tilboðin eru yfir fjárhagsramma?

Það segir þér að ramminn og umfangið tala ekki saman, og það er gagnleg niðurstaða. Veldu stofuna sem þú treystir best og biddu hana að forgangsraða: hvað kemst í loftið innan rammans í fyrsta áfanga og hvað bíður? Áfangaskipting er nánast alltaf betri leið en að þrýsta verðinu niður án þess að minnka verkið.

Hvernig vel ég stofurnar sem fá útboðið?

Skoðaðu eignasöfn og sérhæfingu áður en þú sendir: stofurnar á listanum eiga allar að geta unnið verkið, útboðið sker svo úr um hver gerir það best. Að senda á stofu sem augljóslega passar ekki sóar tíma beggja. Blandaðu gjarnan stærðum, ein stór, tvær meðalstórar, ein lítil, viðbrögðin sýna þér ólíkar nálganir á sama verkefni.

Þarf lítið fyrirtæki að standa í útboði?

Nei. Fyrir verkefni undir tveimur til þremur milljónum dugar stutt verkefnislýsing, tvær til þrjár stofur valdar af kostgæfni og fundir. Formlegheitin skila litlu á þeirri stærð, valið og samanburðarhæfnin skila öllu.

Eftir valið stendur eitt verk eftir sem gleymist oft: að svara stofunum sem fengu ekki verkið. Stutt og heiðarlegt svar með ástæðu kostar fimm mínútur og skilur eftir sig gott orðspor, og markaðurinn hérlendis er lítill, þú munt hitta þetta fólk aftur. Sumar stofur bjóða líka upp á stutt uppgjörssamtal sem gefur þér innsýn í hvernig útboðið þitt kom fyrir sjónir, sem er gagnlegt fyrir næsta skipti.

Sendu okkur útboðið þitt

Ef þú ert með útboð eða verkefnislýsingu í smíðum svörum við henni af metnaði, og ef þig vantar aðstoð við að ramma verkefnið inn áður en það fer út bendum við þér gjarnan í rétta átt. Vel skrifað útboð er nefnilega jafn mikið hagsmunamál stofunnar og þitt: skýr verkefni verða bestu verkefnin fyrir alla sem að þeim koma. Heyrðu í Flóru hér.