Hvernig skrifa ég þarfagreiningu fyrir nýjan vef?

Þarfagreining fyrir nýjan vef er stutt skjal, tvær til fimm síður duga flestum, sem svarar fimm spurningum: hvers vegna nýr vefur núna, fyrir hverja er hann, hvað á hann að skila í mælanlegum árangri, hvað þarf hann að geta og hvaða rammar gilda um tíma og fjármagn. Hún er ekki tæknileg kröfuskrá heldur sameiginlegur skilningur, og hún er ódýrasta trygging vefverkefnis: klukkustundirnar sem fara í hana spara vikur af misskilningi.

Við hjá Flóru byrjum hvert verkefni á þessum spurningum, og munurinn á viðskiptavinum sem koma með hugsuð svör og hinum er mælanlegur í bæði verði og gæðum útkomunnar. Hér er uppskriftin, kafla fyrir kafla.

Hvers vegna: tilefnið og vandamálið

Byrjaðu á heiðarlegu svari við því af hverju þið viljið nýjan vef núna. „Gamli vefurinn er ljótur" er tilfinning, gagnlegri svör eru: fyrirspurnum fækkar þótt umferð haldist, vefurinn ræður ekki við símaumferð, fyrirtækið hefur breyst og vefurinn segir gamla sögu, kerfið er úrelt og viðhald orðið dýrt. Þetta greinir á milli þess hvort verkefnið er endurhönnun, nýr vefur eða kannski bara markvissar lagfæringar, muninn röktum við í greininni hvað er endurhönnun á vef og hvenær borgar hún sig.

Skrifaðu líka niður það sem virkar á núverandi vef. Það er jafn mikilvægt og gallalistinn: síður sem draga leitarumferð og efni sem viðskiptavinir nota eiga að lifa flutninginn af.

Fyrir hverja: notendurnir og erindin

Nefndu tvo til fjóra hópa sem vefurinn þjónar og algengustu erindi hvers: verðandi viðskiptavinur að meta ykkur, núverandi viðskiptavinur að leita þjónustu, umsækjandi að skoða vinnustaðinn. Við hvert erindi: hvað þarf þessi manneskja að finna og hvað á hún að gera næst?

Þetta er mikilvægasti kafli skjalsins því hann stýrir skipulagi vefsins, eins og við lýstum í greininni hvað er upplýsingaarkitektúr og af hverju skiptir hann máli. Sæktu svörin í raunveruleikann frekar en fundarherbergið: spurningar sem berast í síma og tölvupósti, leitarorð í vefgreiningu, samtöl framlínufólks. Orðalag viðskiptavinanna sjálfra er gulls ígildi.

Hvað á hann að skila: markmið í tölum

Umbreyttu tilganginum í tvö til fjögur mælanleg markmið. Ekki „nútímalegur og traustvekjandi vefur" heldur: fyrirspurnir úr 20 í 40 á mánuði innan árs, beinar bókanir upp í 60 prósent af heildarbókunum, umsóknum um störf fjölgi, símtölum með spurningum sem vefurinn ætti að svara fækki. Töluleg markmið gera tvennt: þau stýra forgangsröðun í hönnun og gera útkomuna dæmanlega eftir á.

Ef núverandi tölur eru ekki til er fyrsta verk að koma mælingum á, jafnvel áður en verkefnið hefst. Þú getur ekki sett raunhæf markmið á tómum grunni.

Hvað þarf hann að geta: virkni og efni

Listaðu virknina sem vefurinn þarf: fjöldi tungumála, form, bókunar- eða greiðslutengingar, tengingar við kerfi sem þið notið, leit, efnissöfn eins og blogg eða starfaauglýsingar. Merktu hvert atriði sem nauðsyn eða ósk, sá greinarmunur verður verðmætur þegar tilboðin koma og forgangsraða þarf.

Taktu efnishliðina alvarlega í sama kafla: hvað er til af nothæfum texta og myndum, hvað þarf að skrifa og mynda frá grunni, og hver á að gera það, þið eða stofan? Vanmetin efnisvinna er algengasta ástæða þess að vefverkefni fara fram úr tímaáætlun. Nefndu líka kröfur um aðgengi og persónuvernd, þær eru ódýrastar þegar þær eru inni frá upphafi.

Rammarnir: tími, fjármagn og fólk

Settu fram tímaramma með ástæðu, „fyrir bókunarvertíðina í mars" er betri rammi en „sem fyrst", og fjárhagsbil frekar en fasta tölu. Raunhæf viðmið eftir tegund verkefna eru í greininni hvað kostar vefsíða. Nefndu loks hver hjá ykkur á verkefnið: hver svarar spurningum, hver samþykkir hönnun, hver skrifar efni. Óskipuð ábyrgð innanhúss er algengasta töf vefverkefna og hún er ókeypis að laga í þessu skjali, ein setning með nafni sparar vikur af „ég hélt að þú værir með þetta".

Með þetta skjal í höndunum ertu svo tilbúin eða tilbúinn í næsta skref, hvort sem það er útboð eða beint samtal við stofur: allir fá sömu mynd og tilboðin verða samanburðarhæf.

Sniðmátið: fimm kaflar á einu kvöldi

Ef þú vilt byrja strax er uppbyggingin þessi, og hún kemst fyrir á þremur síðum. Kafli eitt, tilefnið: þrjár til fimm setningar um af hverju nýr vefur núna og hvað virkar og virkar ekki í dag. Kafli tvö, notendur: tveir til fjórir hópar og algengustu erindi hvers. Kafli þrjú, markmið: tvö til fjögur, með tölum þar sem þær eru til. Kafli fjögur, virkni og efni: nauðsynjar og óskir aðgreindar, staðan á efninu og hver á að vinna það. Kafli fimm, rammar: tímarammi með ástæðu, fjárhagsbil og hver innanhúss á verkefnið.

Skrifaðu fyrsta uppkast einn eða ein, hringborðshugarflug framleiðir óskalista en ekki greiningu. Sendu uppkastið svo á tvo til þrjá lykilaðila með beiðni um viðbrögð við tilteknum köflum frekar en almennt álit. Tvær umferðir duga, skjal sem er 80 prósent rétt og til í dag slær fullkomið skjal sem kemur í næsta mánuði.

Algengar spurningar

Hvenær í ferlinu á þarfagreiningin heima?

Fyrst af öllu, á undan öllum samtölum við stofur og öllum hugmyndum um útlit. Hún er skjalið sem gerir allt hitt markvisst: valið á stofum, tilboðin, hönnunina. Þarfagreining skrifuð eftir að stofa er valin er réttlæting, ekki greining.

Hversu löng á þarfagreining að vera?

Tvær til fimm síður fyrir flest fyrirtæki. Styttra skjal sem er hugsað slær alltaf út langt skjal sem er samantekt af óskum allra deilda. Ef skjalið nálgast tíu síður er það líklega farið að forskrifa lausnir í stað þess að lýsa þörfum.

Á vefstofan ekki bara að gera þarfagreininguna?

Stofan dýpkar hana og ögrar henni, það er hluti af góðu verkefni. En grunnurinn, af hverju, fyrir hverja, hvað á að nást, verður að koma frá ykkur, því þið þekkið fyrirtækið og viðskiptavinina. Skjal frá ykkur upp á þrjár síður gerir greiningarvinnu stofunnar helmingi markvissari.

Hvað ef ég veit ekki svörin við sumum spurningunum?

Skrifaðu spurninguna inn í skjalið sem opna. „Við vitum ekki hvort viðskiptavinir nota leitina" er gagnleg setning, hún verður að verkefni í greiningarfasanum. Þarfagreining með merktum eyðum er heiðarlegri og nothæfari en skjal sem giskar í þær.

Hver á að skrifa þarfagreininguna, markaðsfólkið eða stjórnandinn?

Sá eða sú sem ber ábyrgð á árangri vefsins, oftast markaðs- eða framkvæmdastjóri, með innleggi frá framlínufólki sem talar við viðskiptavini daglega. Skjal skrifað af tæknifólki einu verður kerfislýsing, skjal frá sölufólki einu verður óskalisti. Eigandinn skrifar, hinir rýna.

Er þetta ekki óþarfi fyrir lítinn vef?

Fyrir lítinn vef dugar ein síða, en spurningarnar fimm eiga samt við. Klukkustund með þeim sparar misskilning sem kostar meira en klukkustund, líka í minnstu verkefnum. Umfangið á að fylgja verkefninu, ekki sleppa æfingunni.

Þarfagreiningin lifir svo áfram inn í verkefnið sjálft: hún verður viðmiðið sem hönnunartillögur eru dæmdar á, „styður þetta markmiðin úr greiningunni?", og vörnin gegn umfangsskriði þegar góðar hugmyndir bætast við á leiðinni. Góð hugmynd sem þjónar ekki markmiðunum fer á lista fyrir næsta áfanga, ekki inn í verkefnið. Skjalið sem tók eitt kvöld að skrifa reynist þannig verkfærið sem heldur bæði verði og tímalínu á réttum stað.

Við hjálpum þér að spyrja réttu spurninganna

Ef þú vilt láta reyna á þarfagreininguna þína, eða vantar hjálp við að skrifa hana frá grunni, er fyrsta samtalið hjá okkur einmitt hugsað til þess og kostar ekkert. Heyrðu í Flóru og komdu hugmyndinni á blað sem stofur geta boðið í. Klukkutími af skýrri hugsun núna sparar vikur af misskilningi síðar, og sá klukkutími er skemmtilegri en hann hljómar.