Hver gerir bestu vefina fyrir sveitarfélög?

Það er engin ein vefstofa sem gerir alla bestu sveitarfélagsvefina á Íslandi. Stefna Hugbúnaðarhús rekur langflesta þeirra, um tvo þriðju allra sveitarfélaga í landinu, á vefumsjónarkerfinu Moya. Hugsmiðjan og Kolibri hafa unnið flest verðlaun fyrir opinbera vefi undanfarin ár. Munurinn á góðum og slæmum sveitarfélagsvef liggur samt sjaldnast í því hver byggði hann, heldur í því hversu vel efnið er unnið og hversu alvarlega aðgengiskröfurnar eru teknar.

Hverjir eru raunverulega að vinna þessa vefi í dag

Markaðurinn skiptist gróflega í þrennt.

Stefna á Akureyri er stærsti aðilinn með yfirburðastöðu. Fyrirtækið hefur byggt upp Moya sérstaklega fyrir sveitarfélög og stofnanir, með einingum fyrir fundargerðir, þjónustugáttir, bókanir og íbúatilkynningar. Þegar lítið sveitarfélag með tvö stöðugildi í stjórnsýslu þarf vef sem virkar, er þetta oftast hagkvæmasta leiðin.

Hugsmiðjan og Kolibri eru sterkustu aðilarnir í stærri opinberum verkefnum. Á Íslensku vefverðlaununum 2025 vann nýr vefur Kvikmyndamiðstöðvar Íslands titilinn Opinber vefur ársins, unninn af Kvikmyndamiðstöð og Hugsmiðjunni. Kolibri vann Innri vef ársins með byggingarleyfiskerfi HMS. Báðar stofur hafa langa reynslu af flóknum kerfistengingum og útboðsferlum.

Þriðji hópurinn eru minni stofur og teymi sem koma inn í afmarkaða hluta, oftast hönnun, vörumerki, markaðsvefi eða sértæk verkefni. Þar má nefna Júní Digital og Aton sem unnu vefinn Vegir okkar allra fyrir Verkefnastofu Stjórnarráðsins, verkefni sem var upphlaupari í flokknum Opinber vefur ársins.

Af hverju sveitarfélagsvefur er annars konar verkefni

Fyrirtækjavefur hefur eitt meginmarkmið: að selja. Sveitarfélagsvefur hefur tugi markmiða sem toga í ólíkar áttir.

Á sama vef þarf foreldri að finna innritun í leikskóla, verktaki að finna deiliskipulag, eldri íbúi að finna opnunartíma félagsmiðstöðvar, blaðamaður að finna fundargerð bæjarstjórnar og nýr íbúi að finna hvernig hann skráir lögheimili. Þetta eru gjörólíkir notendur með gjörólíkan tæknilegan bakgrunn og vefurinn má ekki bregðast neinum þeirra.

Það er ástæðan fyrir því að upplýsingaarkitektúr vegur þyngra en útlit í þessum verkefnum. Ég hef séð sveitarfélagsvefi sem líta vel út en eru með sjö stigs valmyndartré þar sem enginn finnur neitt. Ég hef líka séð einfalda vefi sem eru fátæklegir í hönnun en virka, af því að einhver hafði fyrir því að flokka efnið eftir því sem íbúinn er að reyna að gera, ekki eftir skipuriti stofnunarinnar.

Efnismagnið gerir þetta erfitt. Meðalstór sveitarfélagsvefur geymir þúsundir síðna, margar þeirra skrifaðar fyrir tíu árum af starfsmanni sem er löngu hættur. Þegar farið er í endurhönnun er efnisvinnan sjálf oft stærsti liðurinn, ekki hönnunin eða forritunin. Sá sem býður lægst í svona verk hefur yfirleitt vanmetið þennan þátt.

Aðgengi er lagaskylda, ekki metnaðarmál

Hér skilja leiðir milli sveitarfélagsvefja og annarra verkefna. Opinberir aðilar bera beina lagalega ábyrgð á aðgengi.

Frumvarp um aðgengi að vefsetrum og smáforritum opinberra aðila var til meðferðar á Alþingi veturinn 2025 til 2026 og innleiðir aðgengistilskipun Evrópusambandsins í íslensk lög. Það nær beint til sveitarfélaga. Kröfurnar byggja á fjórum grunnþáttum: efnið á að vera skynjanlegt, nothæft, skiljanlegt og áreiðanlegt. Sveitarfélög þurfa að birta aðgengisyfirlýsingu, taka við ábendingum frá notendum og bregðast við þeim.

Í raun þýðir þetta WCAG 2.1 á AA-stigi. Litaandstæður, lyklaborðsstýring, textalýsingar mynda, rétt uppbyggð fyrirsagnastigveldi, form sem skjálesari skilur. Ekkert af þessu er dýrt ef það er hugsað frá byrjun. Allt saman er dýrt ef það er lagað eftir á.

Þegar sveitarfélag velur samstarfsaðila er þetta beinskeyttasta prófið sem hægt er að leggja fyrir: biddu um aðgengisyfirlýsingu og WCAG-úttekt á þremur vefjum sem stofan hefur skilað af sér. Sú stofa sem á þetta til í skúffunni hefur gert þetta áður. Sú sem þarf viku til að svara hefur það ekki. Við fórum nánar yfir kröfurnar í greininni Hvað eru aðgengiskröfur fyrir vefsíður? og hvað WCAG þýðir í framkvæmd í Þarf vefsíðan mín að uppfylla WCAG?.

Ísland.is spurningin sem breytir myndinni

Samband íslenskra sveitarfélaga hefur unnið greiningu á því að færa vefi sveitarfélaga inn á Ísland.is, í samræmi við stefnu um stafræna þjónustu hins opinbera. Niðurstaðan var sú að vefir sveitarfélaga eiga mjög margt sameiginlegt og mikið megi samnýta.

Markmiðin eru skýr: hagræðing í rekstri, sameiginlegt hönnunarkerfi, sameiginleg efnis- og aðgengisstefna og betri upplýsingagjöf til íbúa. Stafrænt Ísland heldur utan um hönnunarkerfið og þróar það áfram.

Fyrir sveitarfélag sem er að hugsa um nýjan vef núna skiptir þetta máli. Ef vefurinn er hvort eð er á leið inn í sameiginlegt hönnunarkerfi eftir nokkur ár er lítil skynsemi í að kaupa sérsniðna hönnun frá grunni í dag. Skynsamlegra er að leggja peninginn í efnisvinnu, þjónustutengingar og aðgengi, þætti sem flytjast með sama hvaða kerfi heldur utan um þá.

Þetta á þó ekki við um allt. Markaðsvefir sveitarfélaga, ferðaþjónustuvefir, atvinnuþróunarvefir og verkefnavefir sem eiga að keppa um athygli standa utan þessa. Þar gilda sömu lögmál og hjá fyrirtækjum og þar er svigrúm fyrir hönnun sem sker sig úr.

Útboðin ráða meiru en gæðin

Það er óþægileg staðreynd í þessum geira að útboðsferlið sjálft velur samstarfsaðilann jafn mikið og gæðin gera.

Kaup sveitarfélaga yfir viðmiðunarfjárhæðum þurfa að fara í útboð og eru auglýst á útboðsvefnum. Útboðsgögn gera oft kröfu um veltu, starfsmannafjölda, tryggingar og fjölda sambærilegra verkefna. Þessi skilyrði sía burt minni stofur áður en nokkur skoðar hvað þær kunna.

Þetta er ekki gagnrýni á sveitarfélögin, þau eru að fylgja lögum og verja almannafé. En það útskýrir af hverju sömu nöfnin birtast aftur og aftur. Vefstofa sem hefur gert tólf sveitarfélagsvefi fær þann þrettánda, ekki endilega af því að hún sé best heldur af því að hún uppfyllir forsendurnar.

Sveitarfélög sem vilja betri niðurstöðu geta gert tvennt. Annað er að skipta verkinu upp: kaupa þarfagreiningu og hönnunarhugmyndir sérstaklega, forritun og rekstur sérstaklega. Hitt er að vega gæði eignasafns og aðgengisúttektir þyngra en veltutölur í matsviðmiðum. Hvorugt er flókið en hvort tveggja krefst þess að einhver innanhúss nenni að skrifa útboðsgögnin öðruvísi en í fyrra.

Hvernig sveitarfélag velur rétt

Gátlisti sem virkar í raunverulegum aðstæðum:

• Biddu um aðgengisyfirlýsingu og WCAG-úttekt á þremur afhentum vefjum, ekki loforð um að þetta verði í lagi.

• Spyrðu hver vinnur efnið. Ef svarið er að sveitarfélagið sjái um það sjálft, reiknaðu með helmingi lengri verktíma.

• Kannaðu hvaða þjónustutengingar eru til staðar: íbúagátt, fundargerðakerfi, skipulagsgögn, greiðslur, rafræn skilríki.

• Fáðu skýrt svar um eignarhald á léni, efni og hönnun ef samstarfinu lýkur.

• Fáðu mánaðarlegan rekstrarkostnað uppgefinn í krónum, ekki sem prósentu af einhverju.

• Spyrðu hvernig vefurinn kemst inn í hönnunarkerfi Ísland.is ef sú ákvörðun verður tekin.

Við fórum ítarlega yfir valferlið í greininni Hvernig vel ég vefstofu? og yfir kerfisvalið í Hvaða vefumsjónarkerfi er best?.

Hvar Flóra kemur inn

Við hjá Flóru byggjum ekki heildstæð íbúagáttarkerfi og þykjumst ekki gera það. Stefna, Hugsmiðjan og Kolibri eru betur mannaðar í þau verkefni og hafa innviðina til að reka þau í tíu ár.

Það sem við gerum vel eru vefirnir sem sitja við hliðina á aðalvefnum: markaðsvefir sveitarfélaga, ferðaþjónustu- og áfangastaðavefir, atvinnuþróunarvefir og verkefnavefir sem eiga að ná athygli fólks utan sveitarfélagsins. Revera, móðurfélag Flóru, vann Ferðaþjónustuvef ársins og Hönnun og viðmót ársins á Íslensku vefverðlaununum 2025 fyrir nýjan vef Íslandsstofu, Inspired by Iceland, ásamt Íslandsstofu og Metall. Það er einmitt sú gerð verkefna sem við tökum að okkur fyrir sveitarfélög.

Ef sveitarfélagið þitt er að velta fyrir sér vef af þessu tagi, eða vantar einfaldlega hlutlaust álit áður en útboðsgögnin fara út, þá heyrðu í okkur. Fyrsta samtalið kostar ekkert og við segjum þér hreint út ef verkefnið á betur heima annars staðar.

Algengar spurningar

Hvað kostar vefur fyrir lítið sveitarfélag?

Fyrir lítið sveitarfélag sem notar staðlaða lausn eins og Moya er stofnkostnaður yfirleitt í neðri hluta milljónabilsins og mánaðarlegur rekstur nokkrir tugir þúsunda. Sérsniðinn vefur með eigin hönnun og kerfistengingum fer margfalt hærra. Mismunurinn liggur mest í efnisvinnu og fjölda tenginga við önnur kerfi.

Þarf sveitarfélag að fara í útboð fyrir nýjan vef?

Já, ef áætluð kaup fara yfir viðmiðunarfjárhæðir opinberra innkaupa. Þá þarf að auglýsa verkið á útboðsvefnum. Undir þeim mörkum er sveitarfélaginu frjálsara að velja, en flest setja sér eigin innkaupareglur sem kveða á um að leitað sé fleiri en eins tilboðs.

Eiga sveitarfélög að bíða eftir Ísland.is?

Ekki ef núverandi vefur stenst ekki aðgengiskröfur eða íbúar finna ekki þjónustuna. Skynsamlega leiðin er að forgangsraða efnisvinnu og aðgengi núna og velja kerfi sem bindur sveitarfélagið ekki í langan samning. Hönnunin sjálf er sá hluti sem minnst borgar sig að fjárfesta stórt í meðan óvissa ríkir.

Hver vann Opinberan vef ársins 2025?

Nýr vefur Kvikmyndamiðstöðvar Íslands, unninn af Kvikmyndamiðstöð Íslands og Hugsmiðjunni. Upphlaupari í flokknum var vefurinn Vegir okkar allra frá Júní Digital, Aton og Verkefnastofu Stjórnarráðsins.

Getur sveitarfélag skipt um vefstofu án þess að byrja upp á nýtt?

Það fer eftir kerfinu. Ef vefurinn er á lokuðu sérkerfi fylgir efnið sjaldnast með á nothæfu formi og flutningur verður í reynd nýtt verkefni. Ef kerfið er opið eða styður útflutning á efni er flutningur vel gerlegur. Þetta á að vera skýrt í samningnum frá fyrsta degi.