Hvernig samþætti ég vefinn við bókhaldskerfið mitt?

Vefur tengist bókhaldskerfi á þrjá vegu: með tilbúinni tengingu sem vefumsjónar- eða netverslunarkerfið býður, með millilagi eins og Zapier eða Make sem flytur gögn á milli, eða með beinni API-samþættingu sem vefstofa forritar. Fyrir litla netverslun með nokkra tugi pantana í mánuði dugar oftast tilbúin tenging eða millilag. Bein samþætting borgar sig þegar pantanir, reikningar og birgðir þurfa að fara sjálfkrafa og villulaust á milli í rauntíma.

Hér förum við í gegnum hvað samþætting við bókhaldskerfi þýðir í raun, hvernig þetta lítur út með algengustu íslensku kerfin og hvað þarf að vera klárt áður en vefstofan byrjar.

Hvað er samþætting við bókhaldskerfi?

Samþætting þýðir að gögn sem verða til á vefnum, til dæmis pöntun, greiðsla eða nýr viðskiptavinur, berast sjálfkrafa inn í bókhaldskerfið án þess að nokkur handslái þau inn. Í hina áttina geta upplýsingar úr bókhaldinu, til dæmis verð, birgðastaða eða staða reiknings, birst á vefnum.

Algengasta dæmið er netverslun. Viðskiptavinur kaupir vöru, vefurinn stofnar sölureikning í bókhaldskerfinu, birgðir lækka og greiðslan bókast á réttan lykil. Annað dæmi eru Mínar síður þar sem viðskiptavinur sér reikninga sína og getur greitt ógreidda. Þriðja dæmið er þjónustufyrirtæki sem lætur pöntunarform á vefnum stofna viðskiptavin og verkbeiðni í kerfinu sínu.

Í öllum tilvikum snýst þetta um að spara handavinnu og útrýma innsláttarvillum. Fyrirtæki sem fær 200 pantanir á mánuði og slær hverja þeirra inn í DK á fimm mínútum eyðir tæpum 17 klukkustundum á mánuði í vinnu sem forrit getur gert á sekúndum.

Hvaða bókhaldskerfi nota íslensk fyrirtæki?

Tengimöguleikarnir ráðast af kerfinu, svo það borgar sig að þekkja stöðuna. DK er útbreiddast hjá meðalstórum fyrirtækjum og býður API-aðgang sem þarf að sækja um og greiða fyrir. Payday er íslenskt skýjakerfi sem hefur vaxið hratt hjá minni fyrirtækjum og einyrkjum og er með opið API auk tilbúinna tenginga við netverslunarkerfi. Regla er sömuleiðis íslenskt skýjakerfi með API. Uniconta er danskt kerfi sem nokkur íslensk endursöluaðilar bjóða og hefur ítarlegt API.

Stærri fyrirtæki keyra oft Microsoft Dynamics 365 Business Central (áður Navision) eða SAP. Þar eru API-möguleikarnir miklir en útfærslan flóknari og kallar yfirleitt á samstarf vefstofu og þess aðila sem heldur utan um bókhaldskerfið.

Ef þú ert enn að velja kerfi, spyrðu söluaðilann beint: Er til opið API og hvað kostar aðgangur? Eru til tilbúnar tengingar við Shopify, WooCommerce eða það vefkerfi sem ég ætla að nota? Hverjir hafa smíðað tengingar við kerfið áður? Svarið við síðustu spurningunni segir þér mest.

Leið 1: Tilbúin tenging

Netverslunarkerfin stóru, Shopify og WooCommerce, eiga app-búðir þar sem finna má tilbúnar tengingar við bókhaldskerfi. Á Íslandi eru til tilbúnar tengingar milli Shopify og DK, Payday og Regla, oftast frá þriðja aðila sem tekur mánaðargjald. Payday býður sjálft tengingar við Shopify og WooCommerce.

Kosturinn er að uppsetning tekur klukkutíma frekar en vikur og kostar frá nokkrum þúsundum króna á mánuði. Gallinn er að þú ræður ekki hvað tengingin gerir. Ef hún stofnar reikninga á einn hátt en bókarinn þinn vill hafa þá á annan, þá er oft ekkert hægt að gera í því. Lestu vel hvað tengingin flytur (pantanir, viðskiptavini, birgðir, greiðslur, endurgreiðslur) og prófaðu hana á prufuumhverfi áður en hún fer í loftið.

Leið 2: Millilag eins og Zapier eða Make

Ef ekki er til tilbúin tenging fyrir þína samsetningu má nota millilag. Zapier og Make (áður Integromat) eru þjónustur sem hlusta eftir atburðum á einum stað og gera eitthvað á öðrum. Ný pöntun á vefnum kveikir á ferli sem stofnar reikning í bókhaldskerfinu í gegnum API þess.

Þetta er ódýrt í uppsetningu og hentar vel fyrir einfalda flæði, til dæmis form sem stofnar viðskiptavin eða pöntun sem sendir tölvupóst og stofnar reikning. Ókostirnir koma þegar flæðið verður flókið. Millilögin höndla villur illa, það getur verið erfitt að sjá hvað fór úrskeiðis þegar pöntun berst ekki, og kostnaðurinn vex með fjölda aðgerða. Við höfum séð fyrirtæki byrja með Zapier og flytja sig í beina samþættingu þegar pöntunum fjölgaði og villurnar urðu dýrari en forritunin.

Leið 3: Bein API-samþætting

Þriðja leiðin er að vefstofan forriti tenginguna sjálf. Þá talar vefurinn beint við API bókhaldskerfisins og gerir nákvæmlega það sem þú þarft, hvorki meira né minna. Reikningar stofnast með réttum lyklum, vsk-flokkum og kostnaðarstöðum. Birgðastaða birtist í rauntíma á vörusíðum. Viðskiptavinur sér reikningana sína á Mínum síðum og greiðir þar.

Þetta er dýrasta leiðin í upphafi. Einföld einstefnutenging, til dæmis pöntun sem verður reikningur, kostar frá nokkrum hundruðum þúsunda króna. Tvístefnutenging með birgðum, viðskiptavinum og greiðslustöðu er verkefni sem hleypur á milljónum. Á móti kemur að tengingin er þín, hún gerir það sem þinn rekstur þarf, og þegar hún er rétt smíðuð gengur hún árum saman með litlu viðhaldi.

Bein samþætting krefst þess að vefurinn sé byggður á kerfi sem leyfir sérforritun. Framer, sem Flóra byggir flesta vefi í, hentar vel fyrir framendann og við tengjum bakenda við það í gegnum sérsmíðaðar einingar og serverlausar þjónustur. WordPress og Shopify leyfa sömuleiðis sérforritun með viðbótum. Tilbúin lokuð kerfi, til dæmis einfaldir heimasíðusmiðir, leyfa hana yfirleitt ekki.

Hvað þarf að vera klárt áður en samþættingin er smíðuð?

Það sem tefur samþættingarverkefni oftast er ekki forritunin heldur ákvarðanirnar sem þarf að taka áður en hún hefst. Bókarinn eða endurskoðandinn þarf að vera með í ráðum frá byrjun, því hann veit hvernig reikningar eiga að líta út, á hvaða lykla salan bókast og hvernig vsk er skipt. Ef þetta er ákveðið eftir að forritun hefst þarf að forrita tvisvar.

Vörulistinn þarf að vera eins á báðum stöðum. Vörunúmer á vefnum og í bókhaldskerfinu verða að vera samræmd, annars veit tengingin ekki hvað hún á að bóka. Þetta er leiðinleg tiltektarvinna sem skilar sér margfalt.

Greiðsluflæðið þarf að vera á hreinu. Greiðsla í gegnum kortagátt eins og Rapyd, Teya eða Straum lendir á reikningi hjá færsluhirði og bókast síðar sem innborgun. Tengingin þarf að vita hvort hún á að merkja reikninginn greiddan við pöntun eða bíða eftir uppgjöri. Endurgreiðslur og hlutaafhendingar eru dæmi um tilvik sem gleymast oft og þarf að ákveða fyrirfram.

API-aðgangur þarf að vera sóttur og greiddur. Hjá DK tekur þetta nokkra daga og kostar. Hjá Payday og Regla er aðgangur hluti af áskriftinni. Prufuumhverfi (sandbox) er nauðsyn, því engum dettur í hug að prófa samþættingu á raunverulegu bókhaldi.

Samþætting er ekki verk sem lýkur við opnun. Bókhaldskerfin uppfæra API sín, og þá getur tengingin brotnað. Vefkerfið uppfærist líka. Gerðu ráð fyrir viðhaldi sem hluta af viðhaldssamningi vefsins, og settu upp vöktun sem lætur vita þegar pöntun kemst ekki í gegn. Þögul villa sem skilar sér sem 30 óbókaðar pantanir í mánaðarlok er versta niðurstaðan og sú algengasta þegar vöktun vantar.

Við höfum fjallað um hvað kostar viðhald á vefsíðu og um Mínar síður og innranet, sem eru gjarnan hinn endinn á samþættingu við bókhald. Val á vefumsjónarkerfi ræður miklu um hvað er hægt, og við förum yfir það í hvaða vefumsjónarkerfi er best.

Hvernig vinnur Flóra samþættingar?

Flóra hannar framendann og notendaupplifunina og vinnur samþættingar með forritunarteymi Revera, móðurfélags okkar. Revera smíðaði meðal annars Medio, vefkerfi fyrir apótek sem tengist lyfjagátt og afgreiðslukerfum, svo reynslan af því að láta vef tala við þung bakendakerfi er til staðar. Í hverju verkefni byrjum við á að kortleggja gagnaflæðið á einu blaði með þér og bókaranum þínum áður en nokkur línukóði er skrifaður. Það er ódýrasta villuleitin sem til er.

Algengar spurningar

Þarf ég að samþætta vefinn við bókhaldið ef ég er með litla netverslun?

Ekki endilega. Ef pantanir eru undir nokkrum tugum á mánuði getur borgað sig að flytja þær handvirkt eða með ódýrri tilbúinni tengingu. Þegar handavinnan fer að taka klukkutíma á viku eða innsláttarvillur fara að kosta, þá er tími til að skoða samþættingu.

Er hægt að tengja Framer-vef við bókhaldskerfi?

Já. Framer sér um framendann og tengist bakendaþjónustum í gegnum sérsmíðaðar einingar og API-köll. Netverslunin sjálf er þá oft keyrð í Shopify eða sambærilegu kerfi sem tengist bókhaldinu, og Framer birtir vörur og innihald. Þetta er samsetning sem Flóra hefur unnið með.

Hvað kostar API-aðgangur að DK?

DK selur API-aðgang sérstaklega og verðið ræðst af áskrift og umfangi. Rétt tala fæst hjá DK eða endursöluaðila. Payday og Regla innifela API-aðgang í áskrift sinni.

Get ég séð birgðastöðu úr bókhaldskerfinu á vefnum?

Já, með tvístefnutengingu. Vefurinn spyr bókhaldskerfið um birgðastöðu, annaðhvort í rauntíma við hverja síðuhleðslu eða með reglulegri samstillingu, til dæmis á 15 mínútna fresti. Rauntímaspurning er nákvæmari en getur hægt á vefnum ef API bókhaldskerfisins er hægt.

Hvað gerist ef tengingin brotnar?

Vel smíðuð samþætting geymir pantanir sem komust ekki í gegn og reynir aftur, og sendir tilkynningu ef það tekst ekki. Þess vegna er vöktun hluti af hverri samþættingu sem við skilum. Án hennar uppgötvast villur oft ekki fyrr en við uppgjör.

Ertu að hugsa um að láta vefinn og bókhaldið tala saman, eða með tengingu sem virkar ekki eins og hún ætti? Heyrðu í okkur hjá Flóru, við teiknum flæðið upp með þér og segjum þér hvaða leið borgar sig fyrir þína stærð.