Hvað er innranet og hvenær borgar það sig?

Innranet er lokaður innri vefur sem aðeins starfsfólk kemst inn á. Þar safnast skjöl, verklag, fréttir og tól fyrirtækisins á einn stað í stað þess að dreifast um tölvupóst, sameiginleg drif og hausinn á fólki. Það borgar sig þegar fyrirtækið er orðið nógu stórt til að upplýsingar fari að týnast, oftast einhvers staðar frá fimmtán til tuttugu starfsmönnum, eða þegar tíð nýliðun og viðkvæmar upplýsingar kalla á skipulag.

Hvað er innranet nákvæmlega?

Innranet er vefur sem snýr inn á við. Opni vefurinn þinn er fyrir viðskiptavini og alla sem gúgla fyrirtækið. Mínar síður eru fyrir viðskiptavini sem skrá sig inn til að sjá sín mál. Innranetið er fyrir fólkið sem vinnur hjá þér.

Í dag er innranet sjaldnast sérstakur hugbúnaður sem stendur einn og sér. Oftast er það byggt ofan á verkfæri sem fyrirtækið notar hvort eð er, til dæmis Microsoft 365 með SharePoint, eða Google Workspace. Sum fyrirtæki nota léttari lausnir eins og Notion eða sameiginlegt drif þangað til umfangið kallar á meira. Aðalatriðið er einfalt: fólk þarf að finna það sem það leitar að án þess að spyrja samstarfsmann. Tæknin á bak við skiptir minna máli en sú upplifun.

Hvað inniheldur gott innranet?

Gott innranet svarar spurningum áður en þær eru bornar upp. Þar er starfsmannahandbókin, verklagsreglur, tilkynningar og fréttir af vinnustaðnum, starfsmannaskrá með símanúmerum og skipurit sem sýnir hver gerir hvað. Þar eru líka eyðublöð og beiðnir, til dæmis orlofsbeiðnir og skráning á útlögðum kostnaði, ásamt tenglum inn í kerfin sem fólk notar daglega.

Það sem skilur á milli innranets sem er notað og innranets sem safnar ryki er leitin og skipulagið. Ef starfsmaður finnur uppsagnarfrestinn sinn eða ferðareglurnar á tíu sekúndum, þá er verkfærið að vinna vinnuna sína. Ef hann gefst upp og sendir tölvupóst á mannauðsdeildina, þá ertu komin aftur á byrjunarreit. Þess vegna skiptir hönnunin máli, líka á innri kerfum. Notendamiðuð hönnun á jafn mikið erindi á innri gátt og á opnum vef.

Hvenær borgar innranet sig?

Skýrasta merkið er stærð. Undir tíu manns duga tölvupóstur, spjallforrit og sameiginlegt drif yfirleitt vel. Þegar starfsfólkið nálgast fimmtán til tuttugu fer óreiðan að kosta peninga. Fólk eyðir tíma í að leita, sömu spurningarnar koma aftur og aftur og nýtt fólk þarf sífellt að trufla aðra til að komast af stað.

Nokkur önnur merki segja þér að tíminn sé kominn. Ef teymið er dreift á fleiri en einn stað eða vinnur mikið heiman frá er innranet límið sem heldur upplýsingum saman. Ef þú ert að ráða reglulega borgar sig að nýliðar geti fundið svörin sjálfir í stað þess að læra allt af manni til manns. Og ef fyrirtækið vinnur eftir gæðakerfi eða þarf að skjalfesta verklag vegna persónuverndar eða reglufylgni, þá þarf hvort eð er einn stað fyrir öll skjölin.

Innranet borgar sig ekki alltaf. Lítið fyrirtæki þar sem allir sitja í sama rými og vita hvað hinir eru að gera þarf sjaldnast formlegt innranet. Þar getur uppsetning verið kostnaður og flækjustig án ávinnings. Ráðið er einfalt: leystu vandamál sem þú átt í raun, ekki vandamál sem þú gætir átt eftir þrjú ár.

Hvað kostar innranet?

Kostnaðurinn ræðst af leiðinni sem þú velur. Fyrri leiðin er að byggja ofan á það sem þú átt nú þegar. Flest íslensk fyrirtæki eru með Microsoft 365, og þá fylgir SharePoint með í áskriftinni. Grunnurinn er því til staðar og kostnaðurinn liggur í uppsetningu, hönnun, flutningi á skjölum og þjálfun starfsfólks. Íslensk fyrirtæki eins og Advania, Sensa, Spektra og Wise sérhæfa sig í þessari innleiðingu. Einföld uppsetning getur tekið nokkra daga en stærri innleiðing margar vikur.

Seinni leiðin er sérsmíðuð innri gátt. Hún gefur meira frelsi í hönnun og notendaupplifun og hentar þegar þú vilt eitthvað sem fólk nennir raunverulega að nota, eða þegar þú þarft sérsniðið verklag sem tilbúið kerfi ræður ekki við. Á móti kemur hærri upphafskostnaður. Sérsmíðuð verkefni af þessu tagi byrja iðulega í nokkur hundruð þúsund krónum og geta farið í milljónir eftir umfangi.

Í báðum tilvikum bætist við rekstrarkostnaður. Microsoft 365 leyfi eru seld á mánaðargjaldi á hvern notanda, og ofan á það leggjast hýsing og viðhald ef gáttin er sérsmíðuð. Þegar þú metur verðið er gott að reikna líka tímann sem tapast í dag við að leita að upplýsingum. Sá tími er oft stærri kostnaður en verkefnið sjálft.

Innskráning og samþætting á íslenskum vinnustað

Á Íslandi eru tvær innskráningarleiðir algengar. Fyrir starfsfólk er einfaldast að nota sömu innskráningu og fyrir tölvupóstinn, það er Microsoft eða Google aðgang. Fyrir viðskiptavinahliðina, til dæmis Mínar síður, eru rafræn skilríki gegnum Auðkenni og innskráning Ísland.is oftast rétta leiðin, enda þekkja flestir Íslendingar þá aðferð.

Samþætting er hinn helmingurinn af jöfnunni. Innranet verður fyrst raunverulega gagnlegt þegar það talar við hin kerfin, til dæmis launakerfi, tímaskráningu, bókhald og verkefnastjórnun. Þá þarf starfsmaður ekki að muna hvar hver upplýsing býr, hann fer bara á einn stað. Val á undirliggjandi kerfi skiptir hér máli, og við fórum yfir stöðuna á íslenska markaðnum í gagnagreiningu okkar á vefumsjónarkerfum.

SharePoint eða sérsmíðað?

Ef fyrirtækið er þegar á Microsoft 365 og þarfirnar eru nokkuð hefðbundnar, skjalastjórnun, handbók og fréttir, þá er SharePoint með Microsoft-samstarfsaðila skynsamleg leið. Þú borgar ekki fyrir grunn sem þú átt nú þegar.

Ef þú vilt vörumerkta, einfalda og hraða gátt sem starfsfólk notar án þess að stynja, eða ef innranetið snýr að viðskiptavinum í formi Minna síðna, þá er sérsmíði heimavöllur okkar hjá Flóru. Þar skiptir hönnunin og upplifunin öllu, og það er nákvæmlega vinnan sem við höfum verið verðlaunuð fyrir. Fyrir klassískt starfsmanna-innranet ofan á Microsoft 365 bendum við þér hiklaust á góðan Microsoft-samstarfsaðila. Að velja rétta leið frá byrjun sparar þér mest, og sama hugsun á við þegar þú velur hverjum þú treystir fyrir verkinu, sem við fjöllum um í greininni um hvernig þú velur vefstofu.

Algengar spurningar

Hver er munurinn á innraneti og Mínum síðum?

Innranet er fyrir starfsfólk og Mínar síður fyrir viðskiptavini. Innranetið geymir innri upplýsingar eins og handbækur og verklag, en Mínar síður sýna viðskiptavini hans eigin mál, pantanir eða samninga. Sami tæknigrunnur getur legið að baki en markhópurinn og efnið er ólíkt.

Get ég notað Microsoft Teams sem innranet?

Teams er sterkt fyrir samskipti og fundi en er ekki hannað sem skipulögð skjala- og upplýsingaveita. SharePoint, sem fylgir sömu áskrift, er sjálfur innranets-hlutinn, og Teams getur birt SharePoint-efni inni hjá sér. Í reynd vinna þessi tvö kerfi saman fremur en að annað komi í stað hins.

Hvað tekur langan tíma að setja upp innranet?

Einföld SharePoint-uppsetning getur verið tilbúin á fáeinum dögum til nokkrum vikum, eftir því hversu mikið efni þarf að flytja og skipuleggja. Sérsmíðuð gátt tekur lengri tíma, oftast nokkrar vikur upp í fáeina mánuði, því þar bætist hönnun og forritun við.

Þarf lítið fyrirtæki innranet?

Oftast ekki strax. Sameiginlegt drif ásamt Notion eða Teams dugar litlum teymum vel þangað til óreiðan fer að kosta tíma, sem gerist yfirleitt í kringum fimmtán til tuttugu manns. Betra er að bíða þangað til þörfin er raunveruleg en að setja upp þungt kerfi of snemma.

Viltu vita hvort innranet borgar sig fyrir þig?

Heyrðu í okkur hjá Flóru. Við förum yfir stöðuna með þér, metum hvort þörfin sé komin og bendum á réttu leiðina, hvort sem það er sérsmíðuð gátt eða uppsetning ofan á Microsoft 365. Þú getur skoðað þjónustuna okkar og fengið tilboð hér.